Rapporteren in de zorg: wat de wet vraagt en hoe het makkelijker kan
Zorgmedewerkers besteden 31 procent van hun werktijd aan administratie, meldde het CBS. Een groot deel daarvan is rapporteren: verplicht, en nodig voor goede zorg. Hieronder staan de belangrijkste regels kort op een rij, en hoe je er minder tijd aan kwijt bent.
Waarom je rapporteert
Een goed dossier zorgt dat een collega, waarnemer of verwijzer verder kan waar jij gebleven bent. Het laat zien welke afwegingen je maakte. En de patiënt of cliënt heeft het recht om het in te zien.
Wat de wet vraagt
| Regel | Wat het betekent voor rapporteren |
|---|---|
| WGBO, artikel 7:454 BW | Je houdt een dossier bij met wat nodig is voor goede zorg: gegevens over de gezondheid en de behandeling |
| Bewaartermijn, artikel 7:454 lid 3 BW | In principe 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier, of langer als goede zorg dat vraagt |
| Inzage, artikel 7:456 BW | De patiënt mag het dossier inzien en een afschrift krijgen |
| AVG | Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Dat vraagt extra beveiliging, en een verwerkersovereenkomst met elke leverancier die ze verwerkt |
| NEN 7510 | De norm voor informatiebeveiliging in de zorg, waar zorgaanbieders zich aan moeten houden |
Regels per beroep
Per beroep komen er afspraken bij. Een paar voorbeelden:
- Bedrijfsartsen: bij verzuim volg je de stappen van de Wet verbetering poortwachter, met de probleemanalyse als eerste stap. Zie de gids over de probleemanalyse.
- Huisartsen: je legt consulten vast volgens SOEP, per episode. Zie de gids over het SOEP-verslag.
- GGZ: bij verplichte zorg gelden aanvullende eisen aan de verslaglegging.
Hoe maak je het makkelijker?
De meeste tijd gaat zitten in uittypen, overnemen en nog een keer vastleggen voor een ander. Daar helpt Wellcom bij:
- Niet meer uittypen. ScribeChat zet het gesprek om in een verslag in jouw template. Zorgverleners besparen zo tot 2 uur per dag.
- Je eigen opbouw. Met Template Studio maak je templates voor elk verslagtype, van intake tot evaluatie.
- Eenmaal vastleggen. Met Wellcom Connect zet je het verslag in je EPD of ECD, en met Medicore, Nedap ONS, Praktijkdata, PractiPlan, Compasity en Tetra is er een directe koppeling.
- Brieven en formulieren uit het verslag. TaskFlow maakt er een brief, formulier of terugkoppeling van.
- Jij houdt de regie. Je leest alles na voordat het in het dossier komt.
Audio wordt niet opgeslagen, gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen en alle verwerking gebeurt binnen Europa. Wellcom is gecertificeerd volgens ISO 27001:2022 en NEN 7510:2024. Wil je weten wat er mag met AI in de spreekkamer? Lees de gids over AI-transcriptie in de zorg.
Overstappen of beginnen? Lees de implementatiegids, bekijk hoe overstappen naar Wellcom werkt of vraag een demo aan.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet je een medisch dossier bewaren?
In principe 20 jaar na de laatste wijziging, of langer als goede zorg dat vraagt.
Wat moet er in het dossier?
Wat nodig is voor goede zorg: gegevens over de gezondheid, het onderzoek en de behandeling.
Mag de patiënt het verslag inzien?
Ja, de patiënt mag het dossier inzien en een afschrift krijgen.
Mag je een verslag met AI laten maken?
Ja, als de gegevens veilig worden verwerkt en jij controleert wat er in het dossier komt.
Hoeveel tijd kost rapporteren?
Volgens het CBS gaat 31 procent van de werktijd in de zorg op aan administratie.
